Ik kreeg gisteren de vraag van een directeur of ik een artikel wilde schrijven voor de schoolkrant over de mogelijkheid dat ouders goedkoper MS Office kunnen kopen met een studentenlicentie. In overleg is het een beschouwing geworden over kantoorprogramma's in het algemeen:
Welk officeprogramma kiezen?
Een officeprogramma of kantoorprogramma is een verzameling van toepassingen die vaak in een kantooromgeving worden gebruikt. Het bestaat meestal uit een tekstverwerker, een rekenblad en een database. Soms wordt dit nog aangevuld met een mailprogramma, een opmaakprogramma om folders en dergelijke te maken.
Het best gekende kantoorpakket is Microsoft Office (MS Office). Dat programma is intussen aan versie 2010 toe. Toen Microsoft Office 2007 uitbracht, hadden veel gebruikers hetzelfde gevoel als toen ze voor de eerste keer met een fiets leerden rijden. Het uitzicht was zo veranderd dat het zoeken was waar alles zat. Bestanden die met Office 2007 waren gemaakt, konden ook niet meer gelezen worden met oudere versies. Hieraan was wel een mouw te passen, maar toch.
Is MS Office de moeite van het aanschaffen waard? Het programma is een standaard, jammer genoeg. Dit betekent dat bestanden in bijlage vaak bedoeld zijn om gelezen te worden met MS Office. Veel leerkrachten in basis-, secundair en volwassenonderwijs denken dat MS Office de enige mogelijkheid is. Niets is minder waar, maar als je kind een opdracht moet maken in Excel (het rekenblad van MS Office) dan ben je de pinuut als je dit programma niet op jouw computer hebt staan. Ik vind het daarom onverantwoord dat leerlingen dergelijke opdrachten krijgen, maar stel vast dat dit toch regelmatig gebeurt. Ben je toch van plan om MS Office aan te kopen, kies dan voor de studentenversie. Met een bewijs dat één van jouw kinderen school loopt, krijg je een fikse korting bij bepaalde winkels. Vraag er zeker naar. De studentenversie kan je ook legaal downloaden tegen betaling. Via de zoekwoorden office student licentie in een zoekprogramma, zie je snel waar dit kan. Hou er wel rekening mee dat MS Office na vier jaar verouderd is, omdat er een nieuwe versie is.
Open Office is een volwaardig kantoorpakket dat voor 90% hetzelfde doet als MS Office. En geloof me, die overige 10% gebruik je nooit. Open Office heeft één groot voordeel tegenover MS Office: het is volledig gratis. Je downloadt het van het net via nl.openoffice.org. Het is wel een kanjer van een programma, maar À kleiner dan MS Office. Ik krijg vaak de kritiek dat Open Office toch een tikkeltje anders werkt dan MS Office. Dat klopt, maar de veranderingen tussen MS Office 2003 en MS Office 2007 waren veel groter dan tussen MS Office 2003 en Open Office. Open Office kan ook docx-bestanden lezen van MS Office.
Persoonlijk gebruik ik nog zelden MS of Open Office. Ik maak meestal mijn teksten met Google Docs (docs.google.com) Dit is een online kantoorpakket. Naast het feit dat het gratis is, kan ik ook overal aan mijn documenten, op voorwaarde dat er een internetverbinding is. Mijn bestanden staan dus niet meer op mijn computer, maar op de servers van Google, beveiligd natuurlijk, zodat ik enkel die kan lezen. Hoewel, heel vaak deel ik teksten met anderen, zodat ik met kennissen kan werken aan dezelfde tekst. Dit is ook een pluspunt dat MS en Open Office niet hebben. Microsoft heeft ook zo’n online kantoorpakket: Live Office, maar ik heb weinig ervaring met dit product.
Eerlijk is eerlijk, er is één programma dat ik wel nog regelmatig gebruik uit het MS Officepakket: Publisher. Met Publisher maak je eenvoudig teksten op met veel afbeeldingen erbij. Bij Open Office kan dit ook met Draw, maar ik heb nog niet de zin gehad om dit te leren gebruiken. Ik lees ook veel positieve kritieken over Scribus, dat gratis dezelfde mogelijkheden heeft als Publisher.
Ten slotte nog dit. Veel kantoorbestanden worden opgeslagen als PDF. Je kan deze lezen met Adobe Reader, maar op oudere computers werkt dit nogal traag. Foxitreader is gratis en opent PDF-bestanden veel sneller.
