Indien ik directeur zou zijn...
Ik heb helemaal geen ambitie om directeur te worden, maar ik ben blij dat ze er zijn. Ik hoop ook dat er steeds collega’s gevonden worden om deze job te doen, want een school staat of valt met het werk van een directeur. ICT kan de werklast van een directeur verlichten. Daarom wil ik in deze beschouwing enkele tips geven hoe ik ICT in mijn job als directeur zou inpassen om het werk beter te organiseren. Vele directies zullen vast en zeker verschillende van deze tips reeds gebruiken, maar ik hoop dat je ook tips ontdekt die je eens wilt uitproberen. Ook niet-directies kunnen aan mijn tips iets hebben. Ik gebruik de meeste trouwens zelf en ben geen directeur.
Als directeur zou ik eerst gaan voor een papierloos bureau. Dat betekent dat ik alle documenten zou (laten) inscannen met Scandrop. Via deze software stuur ik alles naar Evernote. Binnen Evernote maak ik verschillende mappen aan zoals die nu ook bestaan in de documentenkast. Maar binnen Evernote vind ik alles razendsnel terug. Met Evernote is het perfect mogelijk om te zoeken binnen PDF-bestanden. Nog een voordeel van Evernote is dat ik overal toegang heb tot alle documenten (als er internet is). Meer tips over het papierloos bureau vind je bij Lifehacking.nl
Terwijl alle papier uit mijn bureau werd verbannen, zou ik ook nog wat orde scheppen op het bureaublad van mijn computer. Met Fences verzamel ik alle pictogrammen netjes volgens soort bij elkaar. Met Objectdock kan ik die programma’s snel starten die ik dagelijks nodig heb. OK, ‘t Is gejat van Apple, maar wel handig.
Ik heb niets tegen Microsoft Office, maar zelf zou ik het weinig gebruiken. Het zou wel op mijn computer staan omdat ik Publisher gebruik om het schoolkrantje mee te maken. Excel en Access zullen ook soms eens boven drijven, maar voor de rest gebruik ik Google Docs. Ik maak er documenten mee aan die ik met iedereen kan delen, zelfs met de mogelijkheid dat anderen in mijn documenten kunnen werken. Een formulier voor de kinderopvang is zo gemaakt voor op de schoolwebsite. Ouders kunnen invullen en aankruisen en alles komt netjes in mijn rekenblad terecht.
Aangezien ik gebruik maak van Google Docs, kan ik razendsnel zoeken in elk document dat online staat. Toch zou ik ook Copernic Desktop Search installeren om bestanden razendsnel te vinden op mijn PC. Toegegeven, de zoekfunctie is sedert Windows 7 fel verbeterd, maar de mogelijkheden van Copernic zijn toch beter. CDS zoekt ook binnen documenten, zelfs binnen PDF-bestanden en mails.
Als agenda klop ik opnieuw aan bij Google. Google Agenda werkt fantastisch. Ik kan zoveel agenda’s aanmaken als ik wil, privé en werk door elkaar. En omdat alles met mijn smartphone en tablet gesynchroniseerd wordt, vergeet ik nooit meer een afspraak. Ik kan ook agenda’s van collega’s delen. Zo vul ik de agenda in van mijn secretaresse. Om geen jarigen te vergeten van mijn personeel, maak ik gebruik van de website jarig.nl Ik krijg de dag ervoor netjes een mailtje dat iemand jarig is, zodat ik een leuk verjaardagskaartje kan sturen.
Als mailprogramma zou ik Gmail gebruiken. Een crème van een mailprogramma. Indien nodig wordt een mail met één muisklik een taak, zodat ik die niet uit het oog verlies. Verder heb ik opnieuw overal toegang tot mijn mails en met de juiste app, kan ik zelfs mails lezen en maken zonder internettoegang als ik op de trein zit. Gmail bezit ook een uitstekende spamfilter, zodat ik hiermee geen tijd verlies. Verder laat ik mijn 6 verschillende mailadressen toekomen binnen Gmail. Geen probleem welke van mijn mailadressen men gebruikt, ik krijg ze netjes samen binnen in mijn postbus in. Nog een groot voordeel van Gmail is dat alle mails die met elkaar te maken hebben, netjes samen worden gezet. Zelfs een antwoord op een mail van weken terug wordt zo samen gepresenteerd, want anders weet je soms niet meer wat de vraag was op het antwoord dat je ontvangt.
Als directeur zou ik in alle klassen verplicht Skype (laten) installeren. Elke klas heeft toch een computer aangesloten op het internet. Zo kan de communicatie tussen de klas en mij vlekkeloos gebeuren over Skype. Ik ken een school die een peperdure intercom in elk lokaal liet installeren. Met Skype kan het gratis. Via Skype zou ik ook gratis in verbinding staan met andere directies en mijn secretaresse. Ben ik niet in mijn bureau, dan ben ik via Skype op school nog steeds bereikbaar op mijn smartphone, want daarop is Skype natuurlijk ook geïnstalleerd. Via WIFI hoef ik geen gebruik te maken van het GSM-netwerk. Maar ik zou natuurlijk wel een internetabonnementje afsluiten bij Mobile Vikings. Voor €15 per maand kan ik zo in België op het snelle 3G-netwerk. En mijn ervaring is dat je met die €15 makkelijk twee maanden kunt overbruggen. Je krijgt 2 Gigabyte verbruik en daar kan je heel wat mee doen. Over Skype worden natuurlijk ook de middagmalen doorgegeven door kleuters en leerlingen. Zo zijn deze bezig met de ICT-eindterm 8 rond communicatie.
Uitnodigingen voor mijn personeel zouden gebeuren met datumprikker. Op die manier heb ik zicht wie van mijn personeel nog een afspraak moet bevestigen, want je kan alle genodigden vooraf in datumprikker invoeren. Voor oudercontacten maak ik gebruik van Doodle, omdat iedereen zich kan toevoegen aan een Doodle.
Alle belangrijke communicatie gebeurt natuurlijk via mail. Met Google discussiegroepen zou ik groepen aanmaken voor ‘t kleuter, ‘t lager, ‘t team Ik hoef enkel een mailtje te sturen aan kleuter@school.be en elke kleuteronderwijzer(es) ontvangt deze mail. Omgekeerd kunnen zij ook dit adres gebruiken om iedereen te bereiken, wat met een groep in bijvoorbeeld Outlook niet mogelijk is. Is er een vervangster, dan kan die tijdelijk aan de lijst worden toegevoegd.
Backups van belangrijke bestanden gebeuren niet enkel meer automatisch op een draagbaar hard schijfje met Syncback, maar ook op het internet met Sugarsync. Ik hoef enkel de mappen aan te klikken die ik wil backuppen en Sugarsync doet de rest. Gevoelige data op mijn computer wordt afgeschermd met Truecrypt. Enkel wie over het juiste wachtwoord beschikt, krijgt zo toegang tot deze map.
Ik werk het liefst met een streepje muziek op de achtergrond. Met Spotify kan ik de nieuwste CD’s beluisteren of muziek afspelen volgens de mood waarin ik mij bevind. En als ik dan echt eens toe ben aan vijf minuten totale rust, zou ik surfen naar calm.com terwijl ik de deur van mijn bureau heb gesloten met het bordje NIET STOREN.
Graag wil ik nog opmerken dat al deze programma’s gratis zijn. Soms moet je voor een uitgebreide versie bij betalen, maar meestal kan je met de gratis versie je uit de slag trekken. Dit is ook maar een beperkte greep uit de vele programma's die bestaan om je werk te organiseren: Remember the Milk, Oh Ja, Sticky Notes, ...
Ik hoop dat je met al deze tips als directeur efficiënter jouw tijd kan gebruiken. Op lifehacking.nl staan regelmatig heel waardevolle tips om efficiënter te werken. Wie bijvoorbeeld nog nooit gehoord heeft van GTD moet deze website beslist eens bezoeken. Wedden dat een nieuwe wereld voor je opengaat?