Reactie toevoegen

 

Ik kreeg vorige week de vraag van één van mijn directies, hoe hij zijn mails efficiënter kan beheren, want het verwerken van alle mails vraagt meer en meer tijd.

 

De tips die ik hieronder geef, zijn zeker niet volledig en komen voort uit mijn persoonlijke ervaringen.  Ik kan niet garanderen wat voor mij werkt, ook bij jou zal functioneren.

 

1) Verzamel al jouw mails in één mailbox.  Ik gebruik hiervoor gmail omdat ik zo overal toegang heb tot mijn mails, ook op mijn smartphone.  Ik heb vijf mailaccounts, maar die komen allen toe in één mailbox.  Ik hoef niet te weten naar welk mailadres de mails werden verstuurd.  Maar zo hoef ik geen verschillende mailboxen telkens te controleren en kan ik kort op de bal spelen.

 

2) Het is tegen de raad die professionelen geven, maar ik controleer regelmatig mijn mails.  Op mijn smartphone verhuis ik niet belangrijke mails naar het archief.  

 

3) Vink op te volgen mails aan met een sterretje.  Die komen in gmail dan bovenaan te staan.  Dagelijks verwerk ik dan één keer die aangevinkte mails.

 

4) In vakantieperiodes stel ik een automatisch antwoord in, zodat de personen uit mijn contacten een bericht krijgen dat ik niet onmiddellijk de mails kan opvolgen.  Dit geeft me een gerust gevoel.

 

5) Mails die je opstelt, blijven altijd in jouw concepten staan als ze nog niet verstuurd zijn.  Word ik gestoord, terwijl ik een mail opstel, dan kan ik die later zonder problemen afwerken, omdat alles automatisch bewaard wordt.  Als beheerder van een vereniging moet ik ook vaak dezelfde mails sturen naar nieuwe leden.  Deze berichten staan in mijn Google Docs en breng ik via kopiëren & plakken over naar mijn te versturen mail(s).

 

6) Mails in Gmail kan je ook toevoegen aan een takenlijst.  Ik gebruikte dit vroeger, maar met het "sterren" van mails, is dit nu niet meer nodig.

 

7) Er bestaan ook extensies die je aan gmail kunt toevoegen, die interessant zijn.  Zo is er een extensie die je mail pas verstuurd op een ingesteld uur en/of datum.  Een andere extensie herkent data  in mails en kan met één muisklik de mail toevoegen aan jouw agenda op de juiste datum.

 

8) Wie gmail gebruikt, kan ook inbox gebruiken van Google, een nieuwe manier om mails te lezen en te beheren.  Ik heb er weinig ervaring mee, maar op het net zijn er gebruikers heel lovend over.  Zo lees je hier een review van een journalist die dagelijks 700 mails krijgt.

 

9) Afhankelijk van de bestemmeling heb ik ook drie persoonlijke afzendadressen ingesteld in mijn Gmail.   Zo voldoe ik aan de vraag om mails voor mijn scholengroep met het account van deze scholengroep te versturen.  

 

10) Open enkel mails die je interesseren.  Van de tien mails die ik dagelijks krijg, open ik er twee.  De rest blijft vetjes staan.  Wanneer ik mijn mails controleer, zal ik wel altijd de laatste mail aanvinken als gelezen (ook al doe ik hem niet open) zodat ik de volgende keer weet vanaf waar ik terug moet controleren.

 

Heb je ook nog interessant tips, dan mag je ze zeker via de commentaren toevoegen.