Een gedeelde Outlookagenda toevoegen in jouw persoonlijke agenda

Een aantal directies van mijn scholengroep is overgestapt naar de Outlookagenda onder Office365.  Deze agenda wordt dan gedeeld met de collega’s, zodat die steeds op de hoogte zijn van de agendapunten van de directie.  

Persoonlijk vond ik het jammer dat ik deze kalender enkel zag in mijn persoonlijke Office365.  Ik gebruik het liefst één tool voor mails en agenda.  Dit is een persoonlijke keuze.  Ik weet dat er collega’s liever werk en privé gescheiden houden.  

Het stappenplan hieronder slaat op Google Calendar omdat ik hierop al mijn agenda’s bewaar, maar ik vermoed dat de stappen ook lukken bij andere kalenderprogramma’s, want de techniek is dezelfde.

1. Vraag aan jouw directie of hij/zij zijn/haar agenda wil delen met jouw googleaccount (in de meeste gevallen is dit jouw gmailadres)
2. Je ontvangt op jouw gmailadres een mail van Office365.
3. In deze mail staat onderaan een link van dit type:
4. webcal://outlook.office365.com/owa/calendar/...............................
5. Om veiligheidsredenen heb ik een reeks tekens vervangen door …………...
6. Kopieer alles wat achter webcal:// staat, te beginnen met outlook.office365.com
7. Open https://goo.gl/ en plak de lange link op Your original file here
8. Klik op de knop SHORTEN URL
9. Kopieer de ingekorte URL door op het icoon van de twee blaadjes te klikken
10. Open Google Kalender
11. Klik op het pijltje naast Andere agenda’s Je ziet dit in het menu links
12. Kies voor Toevoegen via URL
13. Plak de korte URL die je zonet kopieerde
14. Je ziet nu de gedeelde agenda van jouw directie

Nu dit gelukt was, wilde ik nog een stap verder gaan en de gedeelde agenda kunnen zien op mijn smartphone.  Ook hierbij de opmerking dat de beschrijving slaat op een Androidtelefoon, maar het zou ook moeten lukken op een iPhone.

Hoewel er een goede Outlookapp bestaat voor iOS en Android, weet ik ondertussen dat je met deze app enkel jouw persoonlijke agenda en mails kunt zien en geen gedeelde agenda’s.  Mijn agenda van Google wilde ik niet gebruiken op mijn smartphone voor de gedeelde agenda, omdat de vele agendapunten de agenda onoverzichtelijk maken op het kleine scherm.  Na enig speurwerk vond ik de app OWA (Outlook Web App).  Deze app is beschikbaar voor Android en iOS.  Daarmee kan ik wel de gedeelde agenda zien van mijn directie, maar enkel in de dagweergave.  Als ik maandweergave selecteer, zie ik geen enkel agendapunt.  Maar die optie is voldoende voor mij.